При бързо растящи компании организацията на документацията и процесите по трудова медицина често изостава от темпото на наемане. Този материал описва конкретен случай – софтуерна фирма от София, при която документацията по ЗБУТ се нуждаеше от цялостно структуриране.
По-долу ще прочетете какви стъпки предприехме, какви документи подготвихме и как фирмата премина планова проверка от Инспекция по труда без предписания.
Как започна всичко
В началото на 2025 г. към нашата служба по трудова медицина в София се обърна софтуерна компания с около 50 души персонал. Фирмата работеше от четири години, развиваше се бързо, наемаше нови хора почти всеки месец. В този темп организацията на трудовата медицина беше останала на заден план – нямаше структуриран подход към документацията, инструктажите и медицинските прегледи.
Поводът за обаждането беше предстояща планова проверка от Инспекция по труда. Управителят искаше да се увери, че фирмата е напълно подготвена и всичко е наред.
Срокът беше кратък – около две седмици.
Какво заварихме при посещението
След първия разговор по телефона уговорихме среща в офиса на компанията. Те работеха в модерно open-space пространство в бизнес сграда на бул. Цариградско шосе. На пръв поглед всичко изглеждаше наред – климатизирани помещения, ергономични столове, два монитора на бюро. Типичен IT офис.
Реалността обаче беше по-различна от документална гледна точка. Когато попитахме за документацията по ЗБУТ, HR мениджърката каза: „Имаме трудови договори и длъжностни характеристики, но останалото не е систематизирано.“
Оценката на риска не беше актуализирана спрямо реалните условия, периодичните инструктажи не бяха документирани по изискуемия ред, а здравните досиета на служителите се нуждаеха от допълване. Като цяло – организацията по ЗБУТ не беше структурирана по начин, който отговаря на изискванията за фирма с 50 служителя.
Много от тях работят изцяло дигитално, нямат производствени процеси в класическия смисъл и затова мениджмънтът приема, че това не е приоритет.
На практика обаче законът е еднакъв за софтуерна компания и за завод за метални изделия.
Първата стъпка – сключване на договор
Започнахме с абонаментен договор с нашата служба по трудова медицина. Договорът покриваше пълния обхват от дейности – от оценка на риска през медицински прегледи до изготвянето на цялата задължителна документация.
Избрахме годишен абонамент, защото при 50 служителя това е финансово по-изгодно от еднократни услуги, а и осигурява текуща поддръжка и актуализации при промени в екипа или законодателството.
В рамките на първите два работни дни след подписването имахме готов график за всичко, което трябваше да се свърши. Времето притискаше заради предстоящата проверка, затова организирахме работата на паралелни потоци.
Защо IT компаниите не са освободени от оценка на риска
Паралелно с документалната подготовка нашият екип извърши оценка на професионалните рискове за всички работни места във фирмата. Това включваше оглед на помещенията, анализ на длъжностните характеристики, преглед на работните процеси и условията, в които се изпълняват.
Макар офис средата да изглежда безопасна, идентифицирахме няколко реални рискови фактора. Продължителната работа пред екран без регламентирани почивки водеше до оплаквания от главоболие и напрежение в очите при поне десетина от служителите. Част от бюрата нямаха правилно регулирани височини, което създаваше предпоставки за мускулно-скелетни проблеми.
Две от заседателните зали нямаха достатъчна вентилация и при по-дълги срещи в тях ставаше задушно. Осветеността на три работни места в ъглите на open-space зоната беше под нормата.
За всеки от тези рискове изготвихме конкретни мерки – от промяна в организацията на работния ден до препоръки за допълнително осветление и ревизия на вентилационната система в двете зали. Компанията приложи повечето от тях в рамките на седмица.
Документацията – най-трудоемката част
Подготовката на документацията за здравословни и безопасни условия на труд се оказа най-обемната задача. При бързо растяща компания, в която фокусът е бил върху продукта и наемането, документалната организация по ЗБУТ често се нуждае от цялостно преструктуриране.
Подготвихме следните документи и регистри:
- Програма за провеждане на инструктажи и книги за начален, периодичен и извънреден инструктаж;
- Оценка на риска за всяко работно място с картотека на идентифицираните рискове;
- Вътрешни правила за осигуряване на ЗБУТ;
- Заповеди за определяне на видовете инструктажи, техните срокове и отговорните лица;
- Здравни досиета на всички 50 служителя;
- Физиологичен режим на труд и почивка, съобразен със спецификата на работата с видеодисплеи;
- Списък на работните места с повишен риск за здравето;
- Протоколи от направените измервания на осветеност и микроклимат.
Всичко беше изготвено с реални данни от конкретния офис и конкретните длъжности. Не използваме шаблони, в които само сменяме името на фирмата.
Всеки документ отразява действителната организация на работата при клиента, защото точно това проверяват инспекторите.
Обучения и инструктажи
Следващата стъпка беше провеждането на начален инструктаж за всички 50 служителя. Разделихме ги на три групи, за да не нарушаваме работния процес, и проведохме инструктажите в рамките на два дни.
Паралелно организирахме обучение по безопасност при работа за ръководния състав. Това включваше управителя, HR мениджърката и тримата тийм лидъри, които бяха определени за лица, провеждащи инструктажите занапред.
Обучението покриваше задълженията им по закон, начина на документиране на инструктажите и практическите стъпки, които трябва да следват при наемане на нов служител или при промяна в работните условия.
Един от тийм лидърите попита доколко е необходимо да се провеждат периодични инструктажи, при положение че работата им е изцяло на компютър. Обяснихме му, че законът изисква периодичен инструктаж на всеки 12 месеца за офис персонал, независимо от характера на дейността. Инструктажът при тях се фокусира върху ергономията, правилната работна поза, режима на почивки при работа с видеодисплей и действията при евакуация.
Подробно описахме това и в нашето ръководство за провеждане на периодичен инструктаж.
Медицински прегледи
В рамките на същата седмица организирахме профилактични медицински прегледи за всички служители. Прегледите бяха съобразени с рисковите фактори, които идентифицирахме при оценката – основно работа с видеодисплеи и продължително седящо положение.
Включихме преглед от офталмолог и ортопед, освен стандартния общ преглед.
Резултатите показаха, че 7 от 50-те служители имат начални проблеми със зрението, свързани с продължителната работа пред екран, а 4 – оплаквания от гръбначния стълб. На всеки от тях изготвихме индивидуални препоръки, а на работодателя предоставихме обобщен анализ на здравното състояние на персонала, без да разкриваме лични данни.
Този анализ послужи като основа за конкретни подобрения – фирмата закупи допълнителни монитори за служителите с очни проблеми и осигури ергономични поставки за лаптопи.
Проверката от Инспекция по труда
Проверката дойде в третата седмица след нашия старт. Двама инспектори от ИА „Главна инспекция по труда“ прекараха половин ден в офиса. Прегледаха цялата документация, проведоха разговори с няколко служители, огледаха помещенията.
Фирмата мина проверката без нито една предписана мярка. Инспекторите отбелязаха, че документацията е изрядна и актуална, а организацията на работа по безопасност е добре структурирана.
правителят сподели, че инвестицията в професионално обслужване е оправдала себе си напълно.
Какво се промени след намесата ни
Към днешна дата работим с тази компания вече повече от година по абонаментен договор. През това време фирмата нарасна от 50 на 58 служителя. За всеки нов човек провеждаме начален инструктаж и го включваме в системата за здравно наблюдение.
Актуализирахме оценката на риска два пъти – веднъж при разширяването на офиса с допълнителен етаж и веднъж при въвеждането на хибриден модел на работа, който наложи нови правила за организация на ЗБУТ при дистанционна заетост. Помогнахме им и с учредяването на група по условия на труд, тъй като при надхвърляне на 50 служителя това стана задължително.
Ежегодно провеждаме периодичните прегледи и инструктажи по утвърден график. Поддържаме документацията актуална и при всяка промяна в нормативната уредба уведомяваме фирмата какво трябва да се коригира.
Колко струваше всичко
Един от първите въпроси на управителя беше за цената. Обяснихме му, че при годишен абонамент разходът на служител е значително по-нисък в сравнение с еднократни услуги. Абонаментът покрива текущата поддръжка, актуализациите при промени в законодателството и координацията на периодичните дейности, което спестява и време, и ресурси на фирмата в дългосрочен план.
Конкретните цени услугите по трудова медицина зависят от броя на служителите и обхвата на необходимите дейности. Изпращаме индивидуална оферта след първоначалната консултация, в която уточняваме какво точно е необходимо за конкретната фирма.
За кого е полезен този пример
Ако разпознавате ситуацията си в тази история – компанията ви расте, наемате нови хора, но организацията по трудова медицина не е в крак с развитието – добре е да започнете преди да се наложи да бързате. Процесът е значително по-спокоен, когато имате време да го планирате.
Можете да се свържете с нас по телефон или чрез формата за контакт, за да обсъдим конкретната ви ситуация. Първоначалната консултация е безплатна и ви дава ясна представа какво ви е необходимо и в какви срокове може да бъде направено.
