Длъжностна характеристика – реквизити и примери

Длъжностна характеристика - реквизити, примери, описание

Какво представлява длъжностната характеристика и защо е толкова важна за всяка работна позиция? Този документ е не просто формалност, а основен инструмент за яснота и ефективност в трудовите отношения между работодател и служител.

Какво представлява длъжностната характеристика

Длъжностната характеристика е основен документ, който официално описва задълженията, отговорностите и изискванията за конкретна длъжност в организацията. Тя е правно обвързващ елемент от трудовото правоотношение, който гарантира яснота и прозрачност в отношенията между работодател и служител. Тя няма задължителни нормативно регламентирани реквизити, но има някои утвърдени и добри практики при разработването й.

Според Кодекса на труда (чл. 127, ал. 1, т. 4), работодателят е задължен да предостави длъжностна характеристика на работника или служителя при сключване на трудов договор.

Документът не само формулира изискванията към длъжността, но също така служи като основа за оценка на трудовото изпълнение.

Реквизити на длъжностна характеристика

Макар и незадължителни(както вече споменахме по-горе), добрите практики за включени реквизити в длъжностна характеристика препоръчват следните елементи при разработването й:

  • Наименование и код на длъжността: Определени съгласно Националната класификация на професиите и длъжностите (НКПД).
  • Основни задължения и отговорности: Подробно изброяване на ежедневните задачи и отговорности.
  • Изисквания за квалификация: Образование, професионален опит и специфични умения.
  • Работна среда и условия: Специфика на работното място, включително работно време и рискове.
  • Йерархична подчиненост и връзки: Взаимоотношения с други длъжности в структурата на организацията.

Защо е важна длъжностната характеристика?

  1. Правна сигурност: Служи като доказателство при евентуални трудови спорове.
  2. Комуникация: Осигурява яснота за очакванията и ролята на служителя.
  3. Мотивация: Помага за по-добро разбиране на приноса на служителя в организацията.

Длъжностна характеристика – основни аспекти

Има важни аспекти на формирането на трудова характеристика, които следва да се познават от бизнеса и служителите и за тях ще стане въпрос малко по-долу, за да имате възможност за компетентно и информирано решение.

Значението на длъжностната характеристика в трудовите отношения

Длъжностната характеристика играе централна роля за ясното формулиране на отговорностите, правата и задълженията на служителя. Тя осигурява рамка, в която се поставят изискванията към длъжността, и служи като инструмент за управление на човешките ресурси.

Важността се подчертава от чл. 127, ал. 1, т. 4 от Кодекса на труда, който изисква връчването на длъжностна характеристика при сключване на трудов договор.

Задължителни и препоръчителни реквизити

Въпреки че по закон, т.нар. длъжностна характеристика няма нормативно регламентирани реквизити, добрите практики включват:

  1. Наименование и код на длъжността – според Националния класификатор на професиите и длъжностите (НКПД) за съответствие с нормативните изисквания и административните процеси;
  2. Описание на длъжностните задължения – точността в описанието на трудовите задачи е от решаващо значение, особено при спорове за сходство на длъжности при съкращения или вътрешни промени;
  3. Права и отговорности – длъжностната характеристика трябва да включва права на служителя, като право на безопасни условия на труд, достъп до ресурси и други;
  4. Подчиненост и взаимодействие – изясняването на йерархията в организацията е ключово за ефективната комуникация и отчетност;
  5. Условия на трудграфик на работно време, почивките и допълнителните придобивки, като ваучери за храна или служебен автомобил, са важна част от длъжностната характеристика;
  6. Дата и подписи – документът се валидира с подписите на работодателя и служителя за информирано съгласие.

Разработване на длъжностната характеристика

Преди да се пристъпи към разработване на длъжностна характеристика, то следва да се познава и контекста на длъжността на служителя или работника, както и спецификата на работата.

Стратегическо планиране и анализ

Разработването на длъжностната характеристика започва с анализ на длъжността и нейните функции, за да обхване максимално точно и персонализирано конкретния случай и стандартизираните изисквания.

За целта работодателят трябва да идентифицира основните задачи, необходими за успешното изпълнение на ролята, и да ги съобрази с изискванията на НКПД 2023.

Формулиране на конкретни задължения и изисквания

Ясното формулиране на задълженията и изискванията към кандидата предотвратява недоразумения и интерпретации на по-късен етап.

Например, длъжност като „офис мениджър“ изисква отлични организационни умения и умение за работа с офис софтуер, докато позиция като „чистач-хигиенист“ изисква спазване на санитарни стандарти и ефективност при работа с почистващи препарати и тяхното познаване.

Преглед и утвърждаване на длъжностна характеристика

След изготвяне на длъжностната характеристика, тя трябва да бъде утвърдена от работодателя, за да влезе в сила и да бъде входирана.

Например, работодателят може да създаде работна група, която да валидира съдържанието преди окончателното утвърждаване.

Важно е също служителят да бъде запознат с документа и да го подпише при сключване на трудовия договор.

Примерна длъжностна характеристика

Следващата таблица предоставя примери за длъжностни характеристики.

Длъжност Основни задължения Изисквания
Сервитьор – Посрещане и обслужване на клиенти. – Умения за работа с клиенти.
– Приемане и предаване на поръчки. – Познания по менюто и напитките.
– Спазване на санитарно-хигиенните изисквания. – Отлична комуникативност и приветливост.
Касиер – Управление на касов апарат и обработка на плащания. – Точност и внимание към детайлите.
– Поддържане на отчетност за транзакциите. – Познания по работа с касова техника.
– Съдействие на клиенти при въпроси. – Комуникативност и учтивост.
Готвач – Приготвяне на храни според менюто. – Сертификат за професионална квалификация.
– Спазване на санитарно-хигиенните изисквания. – Умения за работа в екип и под стрес.
– Контрол върху качеството на продуктите. – Опит в приготвянето на разнообразни ястия.
Хигиенистка (Чистачка) – Ежедневно почистване и поддържане на хигиената в помещенията. – Внимание към детайлите и сръчност.
– Зареждане на санитарни помещения с консумативи. – Физическа издръжливост.
– Следене за състоянието на почистващите материали. – Опит в почистването на различни видове помещения.

*Важно е да се отбележи, че таблицата не е изчерпателна и следва да бъде адаптирана спрямо специфичните нужди на вашата организация. Тя има само илюстративна цел, за да демонстрира диверсификацията между различните длъжности и как това се отразява на изискванията и задълженията им.

Актуализация на длъжностната характеристика – небходимости и съгласие

Работодателят може да променя съдържанието на длъжностната характеристика в хода на трудовото правоотношение.

Промените могат да бъдат наложени от нови изисквания към длъжността, като например необходимостта от допълнителна квалификация или промяна в обема и обхвата на задълженията.

При изменения, които засягат съществени аспекти на длъжността, работодателят е длъжен да информира служителя и да получи неговото съгласие.

Това става чрез подписване на допълнително споразумение към трудовия договор.

Практически препоръки и чести грешки при разработване

Една от най-честите грешки е невръчването на длъжностна характеристика при подписване на трудовия договор.

Това може да доведе до сериозни последствия, като например предписания от инспекцията по труда или затруднения при решаването на трудови спорове.

За да се избегнат подобни ситуации, работодателите трябва да поддържат актуална документация и да следят за съответствие с нормативните изисквания.

Персонализиране на документацията

Длъжностната характеристика трябва да отразява спецификата на всяка позиция.

Например, позиция като „инженер“ изисква различни задължения и компетенции в сравнение с длъжност като „офис асистент“.

Унифицираните или прекалено обобщени описания създават рискове от неясноти и затруднения при изпълнение на задълженията.

Ако използваме примера по-горе, то можем да разграничим различните видове инженери от генетици през геолози до инженери в промишлено производство или лесо и авио инженери и е напълно логично те да се различават по своите задължения на работното си място.

Длъжностната характеристика е неизменна част от ефективното управление на човешките ресурси.

Тя не само осигурява прозрачност в трудовите отношения, но и служи като инструмент за предотвратяване на спорове и подобряване на продуктивността.

Чрез професионалното изготвяне на този документ, работодателите демонстрират ангажираност към своите служители и към съответствието със закона.

Изберете опитната служба по трудова медициа в София – CTMSofia.bg, за да получите консултация и съдействие за разработване на длъжностна характеристика на вашите служители и работници. Свържете се още днес с нас и се възползвайте от опита и качеството на нашите услуги.

Десислава Ангелова
Десислава Ангелова е част от екипа на CTMSofia.bg и автор в блога. Тя често споделя експертиза за подобряване на здравословните условия на работа в компаниите в България. Притежава богат опит в областта на трудовата медицина у нас. В блога на CTMSofia.bg тя предоставя ценни насоки за създаване на безопасни условия на труд.
Оценка: 4.73 / 5 (24 мнения)
Scroll to Top